İşgüzar yazışmalarla ilk tanışlıqda bu bir sistemin çox mürəkkəb olduğunu təəssürat ala bilər. Əslində müxtəlif iş məktubları şəxsiyyətin qarşılıqlı olaraq fərdi ehtiyaclarına uyğun gəlir.
Əməkdaşlıq haqqında iş məktubu
Olası gələcək tərəfdaşlar arasında ilk körpü, bir qayda olaraq, əməkdaşlıq haqqında iş məktubudur. İki firmanın nümayəndələri əvvəlcədən danışıqlar aparmaq və əvvəlcədən danışıqlar apara bilərlər, lakin rəsmi əlaqə əməkdaşlıq haqqında məktub olacaqdır.
Bu sənədin vacib məqamları:
- xüsusi bir şəxsə müraciət;
- bu firma haqqında iclas və ya məlumat mənbəyinə istinad;
- maddənin mahiyyətinin bir xülasəsi;
- masalar, qiymətlər və digər əlavə məlumatlar ərizəyə göndərilməlidir.
Yığıncağın biznes məktubu
Əgər uğurlu olsaydı, növbəti addım iclasın iş məktubu olacaq. Bu iş məktubları danışıqların aralıq mərhələlərinin sayını azalda bilər və qarşıdan gələn görüşün uğuruna təsir edə bilər. Maraqlı tərəf təfsilatları ən kiçik detallara qədər düşünməlidir:
- qaydalar;
- gündəm;
- Müzakirə üçün ifadə olunan məsələlər;
- prosesdə yarana biləcək orta səviyyəli məsələlər sırasını təsvir edir;
- digər tərəfin yığıncaqdan əvvəl oxumaq üçün məqbul olduğu məlumat ərizələrini hazırlayır.
Belə ehtiyatlı iş məktubları anlaşılmazlıqlar, uyğunsuzluqlar və danışıqların nəticələrinə təsir göstərə biləcək digər xoşagəlməz məqamlar qarşısını almağa kömək edəcəkdir. Danışıqların nəticələrinə əsasən, yığıncaqla bağlı başqa bir iş məktubu yazılmışdır, lakin əldə olunmuş nəticələr barədə hesabat şəklindədir. Eyni məqsədi yerinə yetirir: tərəfdaşlar əldə edilən razılaşmaları düzgün şəkildə şərh etmələrinə əmin olmaq. İkinci tərəf yığıncağın protokollarını təsdiq etmək və ya bir gün üçün düzəlişlər etmək üçün dəvət olunur.
Digər yazışmalar növü
Artıq qurulmuş əlaqələrlə, ən tez-tez bu tip iş məktubları, məsələn, bir iş məktub tələbi və buna görə məktub cavabdır. Tədbirlərdə və ya əlavə məlumat tələb olunduqda hər hansı bir dəyişikliklə bir firma başqa bir müraciət məktubu göndərir.
Mövcud biznes əlaqələrini qorumaq və ya yeniləri qurmaq üçün iş məktubları dəvətnaməsi və iş reklamı məktubu kimi iş məktubları verilir. Şirkət firma rəhbərliyi və ya bütün komanda kimi real və potensial tərəfdaşları dəvət edir, konfrans, sərgi, seminar təşkil edə bilər və s. Satış məktubunu göndərmək daha ucuz olacaq, lakin ondan geri dönüş çox aşağıdır.
Biznes etiketi qarşı tərəfin tələbinin yerinə yetirilməsinə və ya digər əməkdaşlığa cavab olaraq təşəkkür məktubu təqdim edir.
Biznes yazışmalarının bəzi növləri yazmaq daha çətin ola bilər. Bunlar:
- imtina işi məktubu;
- üzr istəyən iş məktubu;
- iş məktub-iddia;
- iş məktubuna müraciət.
Bu sənədlərdə xeyirxah və hörmətli bir tonun qorunması xüsusilə vacibdir. İstək məktubuna gəldikdə isə, iş etikası qaydalarına əsasən, xəyanət formulası həyatda tələb olacağı hallarda belə istifadə olunur.
İşgüzar yazışmalarda nə axtarılmalıdır:
- hər hansı bir iş məktubunda mühüm bir an, tam adı, vəzifəsi, firma adı düzgün yazımıyla müəyyən bir şəxsin müraciətidir;
- elektron sənayedə iş məktubunu və ya bir kağızın yazılı olub-olmamasından asılı olmayaraq - bütün zəruri şərtlərlə şirkətin antetli sənədində olmalıdır;
- etika, düzgünlük və hörmət - iş məktubları üçün yalnız qəbul edilən ton.
- məktub quru, işgüzar üslubda davam etdirilməlidir - adi nitqdən emosional dönüşdən qaçınmaq daha yaxşıdır.
Bu nüansları nəzərə almış bir iş məktubu, göndərəninizin daha yaxşı təəssüratı yaradır. Və iş dünyasında, bu sağ qapıları açmağa kömək edəcək.